Community News

Performance Reviews: Out with the Old, In with the New |

人事考課古きを捨て、新しきを取る

Marc Cillo, MC, Senior Associate Consultant,
The Japan HR Society (JHRS) | 
マーク・シリョ MC JHRS上級コンサルタント


JHRS and Winners At Work conducted a webinar that not only discussed the death of traditional performance management, but more importantly presented new solutions and more effective frameworks that can lead to better results. | JHRSとウィナーズアットワーク社は、従来型人事考課の終焉について議論するだけではなく、さらに重要な、よい結果を導く新しい解決法と、より効果的なフレームワークを提示するウェビナーを開催した

Originally written in English

     More and more companies are reinvestigating the way they carry out performance reviews and the results they are getting from them. Traditional methods are now being increasingly seen as irrelevant, ineffective and even harmful to employee performance, the leadership and the entire business. Many – including some of the most influential companies today – are abolishing traditional performance appraisal systems and are shifting to new ways to better manage employee performance.

     In support of this paradigm shift, The Japan HR Society (JHRS) in cooperation with Winners At Work recently conducted a webinar titled “The End of the Performance Review: A New Approach to Appraising Employee Performance.” The discussion was led by consultant and author Tim Baker, Ph.D., a thought leader with an international reputation in performance management. JHRS Chief Community Officer, Jun Kabigting, MBA/MS/ SPHRi moderated the webinar, fielding questions from attendees from Australia, Canada, US, Singapore, Philippines and Japan.

     The main purposes of this webinar were to: 1) explain why performance reviews are outdated and ineffective; 2) determine the importance of shifting the approach in appraising employees from traditional to a peer-group style; and 3) introduce one effective methodology that can entirely replace performance reviews.

Performance Reviews: Outdated and Ineffective

     Baker believes traditional performance appraisals are obsolete and no longer effective due to the following reasons:

  • The process is costly
  • They take time to prepare, and work is often delayed and business operations disrupted during performance appraisal period.
  • The experience can be destructive, as the mode of communication is often a monologue rather than a dialogue. The conversations are too formal, too infrequent and usually done in a stressful environment.
  • The system requires a lot of form-filling and paperwork.
  • Results are rarely followed-up.

     He said that if he were to choose between a trainer who gives rating only in the end and a trainer who gives feedback all the way through, he would go for the latter because he will be able to receive a “just-in-time” feedback.

      “A lot can change in a month. Constant feedback from the manager would be better. The problem really is not about being costly. Instead, is the exercise worth the cost?” he said.

Paradigm Shift: Traditional to Peer Group

     Also a major downside of traditional performance reviews is the dependence on sheer numbers alone. The traditional approach is more quantitative, which is not reliable as numbers do not represent people’s perception.

      “Employees get nothing in ratings but merely numbers. [They] don’t get necessary feedback that they should be getting in order to improve their performance in the workplace,” Baker said.

     Within this setting, the process of reviewing employee performance is manager-centered, autocratic and solely based on the manager’s judgement. Therefore, the communication is linear – managers do all the talking while the employee does very little, or worst, nothing.

     Thus, organizations looking for improved results from their performance reviews should look into moving from the traditional to a peer-group approach. To support or lead this shift, HR can take steps to ditch the autocratic system and instead open opportunities for discussions with employees. Providing people a chance to talk, share or explain can build trust, give way to multiple perceptions and strengthen teamwork.

A New Approach to Appraising Employee Performance

     Another weakness of traditional performance reviews is that they focus on appraising job roles and tend to ignore the importance of “non-job” roles. “Roles people play in organizations are more important than the jobs they do,” Baker said.

     Job roles are the technical skills and tasks often included in one’s official job description. Meanwhile, non-job roles can’t be measured by numbers but are absolutely critical in shaping employee performance. Research shows that these non-job roles are, in fact, included in the 10 most valued job skills today. Sadly, they are neglected under traditional employee performance appraisals. These are some of the types of non-job roles that are so vital:

  • Positive mental attitude and enthusiasm role
  • Team role
  • Career role
  • Innovation & continuous improvement role

     In Baker’s book “The End of the Performance Review: A New Approach to Appraising Employee Performance,” he introduced a new methodology to replace performance reviews. Called “The Five Conversations Framework,” this methodology concentrates not only on employees’ on-paper job descriptions but also on their non-job roles.

     The Five Conversations Framework is effectively a replacement for the traditional performance review system. It consists of 5- to 10-minute conversations between managers and their staff, done over a period of six months. These conversations aim to rate the current job satisfaction level of the employee, uncover opportunities for talent deployment and growth, and pave way for continuous improvement.

     As seen by many companies around the world, the most effective way to conduct employee appraisals is to make the process more focused, more tactful and more relaxed than what goes on during a traditional performance appraisal. This can be done if organizations are able to promote on-going, open and direct dialogues that facilitate a timely feedback and response exchange between workers and management. Moreover, establishing a flexible appraisal system, in which the conversations can happen through various ways with a fair degree of privacy, make the endeavor easier to manage and more sustainable.

Editor's Notes
The webinar recording “The End of the Performance Review: A New Approach to Appraising Employee Performance” can be viewed here.

To read more about performance management, read the March-June 2016 issue of The HR Agenda on Performance Management Reboot.

英語原文から翻訳

     昨今、人事考課の方法やその結果について、再調査を行う企業がますます増えている。従来のやり方は、従業員のパフォーマンス、リーダーシップ、企業全体にとって、不適切で効果的でないだけでなく、有害でさえあると考えられ出している。今日最も影響力ある企業をはじめ多くの企業が、従来の人事考課システムを廃止し、社員のパフォーマンスをよりうまく管理するための新たな方法へと移行しつつある。

     このパラダイムシフトを後押しする意味で、The Japan HR Society (JHRS)ウィナーズアットワーク社と 協力してウェビナーを開催した。タイトルは「人事考課の終焉:従業員のパフォーマンス評価への新しいアプローチ 」である。パフォーマンス管理の世界的権威であり、コンサルタント、著述家のティム・ベーカー博士が議論を導いた。JHRSチーフ・コミュニティー・オフィサーであるカビッティン・順(経営学修士(MBA)、理学修士(MS)、国際人材上級専門家(SPHRi))が、オーストラリア、カナダ、アメリカ、シンガポール、フィリピン、日本からの参加者の質問をさばきながら司会を務めた。

     このウェビナーの主たる目的は、1)人事考課がなぜ時代遅れで効果的でないかを説明すること、2)人事評価のアプローチを従来型からピアグループ型へと移行する重要性を明らかにすること、3)人事考課に代わる効果的な方法論を紹介することであった。

時代遅れで効果的でない人事考課

     ベーカー氏は以下の理由により、従来型人事評価が時代遅れで、もはや効果的でない と考える。

  • 費用が高くつく。準備に時間がかかり、人事考課期間中、仕事を度々遅延させ、業務を中断させる。
  • コミュニケーションが往々、対話ではなく一方通行で、その経験が破壊的な結果をもたらすこともある。
  • 話し合いが堅苦しく、たまにしかなく、ストレスのかかる環境で行われるのが常である。
  • 用紙記入と書類作成が多く求められる。
  • 結果が省みられることがめったにない

     最後にだけ評価を下す指導者と、フィードバックを終始くれる指導者、どちらかを選ぶとしたら、フィードバックを適時もらえるという理由で、後者を選ぶだろうと同氏は言う。

     「1か月あれば多くが変わります。管理者からの頻繁なフィードバックの方が効果的でしょう。本当の問題はコストがかかることではありません。それに見合った価値があるかどうかでしょう」と同氏は言う

従来型からピアグループへのパラダイムシフト

     また従来型人事考課の主な弱点は、もっぱら数字に頼ってきたことである。従来型はより定量的であり、従業員の物の見方を表さないので、信頼がおけない。

     「従業員は単に数字だけで示された評価では何も得ることがありません。パフォーマンスを向上させるために受けてしかるべき必要なフィードバックを彼らは受けていません」とベーカー氏は言う。

     この状況で、人事考課は、管理者中心、独断的で、管理者の一方的な判断に依拠している。その結果、コミュニケーションは一方的である。つまり社員が一言二言話すか、最悪何も話さないのに対して、管理者が終始話すのだ

     従って、人事考課によって結果を向上させたいと考えている企業は、従来型からピアグループ型への移行を検討すべきである。この移行を支持、主導するため、HRは独断的なシステムに見切りをつけ、従業員との話し合いの機会を設けるよう対策を講じるとよい。従業員に会話、共有、説明の機会を与えることで、信頼が築かれ、多角的な物の見方に道を開き、チームワークが強化される

従業員パフォーマンス評価の新しいアプローチ

     従来型人事考課のもう一つの弱点は、担当業務に焦点を当て、それ以外の役割の重要性を見過ごしがちであることだ。「企業において従業員が果たす役割は担当業務以上に重要です」とベーカー氏は言う。

     担当業務とは職務明細書に書かれているようなスキルや仕事である。一方、担当業務以外の役割とは数字で測れるものではないが、従業員のパフォーマンスを形作る極めて重要なものである。事実、担当業務以外の役割が今日最も重要とされる職務スキルのトップ10項目に含まれていると調査は明らかにしている。残念なことに、担当業務以外の役割は従来の人事評価の下ではないがしろにされてきた。以下に担当業務以外の必要不可欠な役割の種類をいくつか挙げる。

  • 前向きな精神的姿勢と熱心さの面での役割
  • チーム面での役割
  • キャリア面での役割
  • 新しいアイデアと改善面での役割

     ベーカー氏の著書『人事考課の終焉:従業員のパフォーマンス評価への新しいアプローチ』では人事考課に代わる新しい方法論を紹介している。「5種類の対話フレームワーク」と呼ばれるこの方法論は職務記述書に関してだけではなく、担当業務以外の役割に関しても焦点を当てている

     「5種類の対話フレームワーク」は従来の人事考課システムに代わるものとして効果的である。これは管理者と部下との間で行われる6か月に渡る5分から10分の話し合いで構成される。これらの話し合いの目的は、社員の現在の仕事に対する満足度を評価し、適材適所に配置して成長のチャンスを見出し、継続的な改善への基礎を築くことである。

     世界中の多くの企業に見られるように、人事評価を最も効果的に運用するには、従来の人事評価で行われてきたより、もっとプロセスを焦点化し、そつなく、リラックスした形

     にすることが大切である。企業が、社員と管理者の間での適時なフィードバックと回答を容易にする継続的で開かれた形の直接的な話し合いを推進することができれば、このことは実現できる。さらに、プライバシー に十分配慮した、多様な話し合いを可能とするフレキシブルな評価システムが確立されれば、この取り組みは、より運営しやすくなり、より持続的なものとなるだろう

編集者注
ウェビナー「人事考課の終焉:従業員のパフォーマンス評価への新しいアプローチ」(録画)こちらのリンクにて視聴可能。

パフォーマンス管理に関しては、「The HR Agenda」2016年3-6月号『一から出直す人事考課』も参照ください。

***

 

Marc Cillo, MC, is a senior associate consultant for The Japan HR Society (JHRS). He also teaches multimedia and print media production in a university in the Philippines.

 

マーク・シリョ JHRSの上級コンサルタント。コミュニケーション学修士(MC)。フィリピンの大学にてマルチメディアと活字媒体制作について教鞭を執る

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